Как «Торакс» навёл порядок в сервисе и ускорил согласования в 4 раза

Мы редко задумываемся, что стоит за нашей безопасностью. Камеры, датчики, сигнализация, системы контроля доступа — всё это работает где-то фоном, пока не случится ЧП. Но за каждой исправной системой стоят люди, которые делают так, чтобы техника не подвела в самый ответственный момент.Одна из таких компаний — группа компаний «Торакс», которая уже больше 15 лет проектирует, монтирует и обслуживает системы безопасности по всей России
От таблиц к цифровому сервису
Группа компаний «Торакс» работает на рынке с 2008 года, профессионально выполняет проекты «под ключ», осуществляя полный спектр работ — от аудита и проектирования до последующего строительства и обслуживания комплексных систем безопасности. «Торакс» работает с ключевыми отраслями экономики, накапливая уникальный опыт и знания, постоянно развивая свои технические навыки и организационные возможности. В штате более 50 сотрудников, а ключевыми заказчиками являются государственные структуры.
Среди клиентов «Торакс»: Управление делами президента Российской Федерации, ПАО «Сбербанк», Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и многие другие. Ежегодно компания участвует в сотнях тендеров, где важна не только стоимость, но и безупречное качество.
Наши заказчики хотят, чтобы работы выполнялись в срок и стоимость проекта не превышала заявленную. Когда ты понятен заказчику и выполняешь обязательства — это и есть твоё главное конкурентное преимущество
Несмотря на масштаб и статус заказчиков, до недавнего времени сервисные процессы в «Тораксе» оставались «по старинке» — заявки фиксировались в мессенджерах и таблицах. Кто угодно мог написать: от начальника службы безопасности до дежурного на посту.Заявки дублировались, терялись, путались. Инженеры получали их с опозданием, заказчики — ждали, а компания тратила время на уточнения.Ситуация стала критичной, когда компания выиграла контракт с крупным транспортным холдингом с госучастием — около 50 объектов по всей стране. Анализ показал: только на согласование документов после выявления неисправности уходит до двух месяцев.
От тендеров до бизнес-процессов: как сервисные компании обеспечивают нашу безопасность
В видеокейсе руководители и специалисты компании «Торакс» рассказывают, как прописанные процессы спасают от хаоса и помогают выигрывать тендеры, а цифровизация делает работу безопаснее — и для бизнеса, и для людей.
Внедрение Okdesk: полтора месяца, и сервис под контролем
В «Тораксе» провели внутренний тендер и выбрали Okdesk как систему, способную описать процессы, ускорить согласования и убрать хаос в заявках.Настройка заняла полтора месяца, и результат превзошёл ожидания: сроки согласований сократились с двух месяцев до двух недель.
Когда мы внедрили Okdesk, согласование, которое раньше занимало два месяца, сократилось до двух недель. Заказчик был приятно удивлён таким результатом.
Сейчас через систему проходит обслуживание сотен объектов. Все заявки поступают централизованно, снабжены фото и видео, а история по каждому объекту сохраняется в одном месте.
Конкурентное преимущество
Теперь в «Тораксе» не просто видят, сколько заявок поступает, но и измеряют время реакции, устранения и качество работ. Эти данные помогают анализировать эффективность и выравнивать сервис.
Раньше заявки могли отправляться в разные мессенджеры или на почту, и часть терялась. Сейчас этого нет: всё в одном месте, история сохраняется, клиент это видит.
Ещё одним важным преимуществом стало использование мобильного приложения. Инженеры заранее получают фото неисправности, понимают, какой ЗИП необходимо брать с собой на объект, и по завершении работ сразу прикладывают отчёт.
Наши инженеры используют мобильное приложение. Они видят фото или видео неисправности — это помогает понять, что именно нужно устранять. После выполнения заявка закрывается, и клиент сразу получает подтверждение.
Положительный эффект от внедрения почувствовали не только заказчики, но и сама команда. Новые сотрудники стали быстрее адаптироваться, так как бизнес-процессы теперь описаны и зафиксированы в системе.
Вы экономите на найме новых сотрудников, потому что в Okdesk есть чек-листы с пошаговой инструкцией для специалиста, благодаря которой инженер понимает, что именно ему нужно сделать. Инструкция всегда находится перед глазами, не надо ничего придумывать, надо просто сделать так, как написано.
Цифровизация также дала компании инструмент для анализа и постоянного улучшения. Если раньше все процессы были разрозненными и измерять эффективность было сложно, то теперь «Торакс» получает точные данные о скорости и качестве работы.
Okdesk позволяет оцифровать результат нашей деятельности: среднее количество заявок, время реакции, время устранения неисправности. Мы внимательно изучаем эти цифры. Это позволяет и нам, и заказчику понимать уровень сервиса и контролировать качество.
Итоги внедрнеия
Сроки согласований сократились в 4 раза (с 2 месяцев до 2 недель)Упорядочили работу с сотнями объектов по всей стране
Улучшили дисциплину инженеров и скорость реакции
Заказчики получили прозрачный контроль и доверие к компанииКомпания получила конкурентное преимущество в тендерах и при продлении контрактов