На первый взгляд, необходимость изменения в этом процессе или вложения каких-то дополнительных средств на такую трансформацию не очевидна. Начнем с того, что у бумажного журнала есть ряд существенных недостатков.1. Потеря преемственности. При смене ответственного или обслуживающей организации история обслуживания часто обрывается и новый специалист получает журнал с неразборчивыми записями или неполными данными. 2. Низкая информативность. Бумажный журнал является по своей сути итогом выполненных работ. В нем фиксируются только базовые сведения: дата, вид обслуживания и подпись исполнителя. Сам процесс обслуживания отследить и зафиксировать на бумаге невозможно, факт записи не является гарантом выполненных работ и требует проверки. 3. Высокая бюрократическая нагрузка. При заполнении журнала необходимо вносить данные обо всех выполненных работах, связанных с эксплуатацией систем противопожарной защиты: ГОСТ Р 59638-2021 пункт 6.4.7: «…При каждом выполнении работ по ТО и ремонту в журнале указывается дата выполнения работ и перечень фактически выполненных работ…». Это требует постоянного внимания и времени со стороны инженеров и менеджеров, а также, подразумевает, что если инженер выполнил часть работ в один день, а часть в другой, то все эти действия с датами должны фиксироваться. 4. Риск порчи и физической утраты. Случаи потери журналов из-за ремонта, переезда или человеческого фактора встречаются регулярно. При этом организация обязана восстановить всю информацию и заплатить штраф. Срок эксплуатации противопожарных систем составляет не менее 10 лет, что делает процесс восстановления крайне трудоемким.
Что изменится при введении электронного журнала эксплуатации СППЗ?
Начнем с того, что мы подразумеваем под электронным журналом эксплуатации средств противопожарной защиты (СППЗ). Простой перевод всего, что делается на объекте в систему электронных документов, SQL-таблицы или базу данных с несвязанными между собой полями не принесет много пользы. Исключается риск физической утраты документа, однако в остальном это остается той же бумагой, но на экране. Ответственные за пожарную безопасность и инженеры при таком формате вручную заполняют поля, ставят подписи и отправляют файлы. Это не решает основные проблемы: информация вводится человеком и может быть искажена;данные не связаны между собой, нельзя сформировать отчеты и аналитику по объекту;руководство по-прежнему видит только итоговую запись, а не сам процесс обслуживания и ремонта.Поэтому, чтобы цифровой журнал эксплуатации средств противопожарной защиты стал целесообразен и выгоден, необходимо оцифровать сам процесс технического обслуживания и ремонта (ТОиР), из чего закономерным итогом сформируется тот самый электронный журнал.
Как оцифровать процесс ТОиР?
Выбираем подходящую систему для переезда
Каждая компания будет исходить из своих собственных запросов к электронному журналу эксплуатации СППЗ и наличия ресурсов. Наиболее подходящим решением являются платформы управления заявками, выездным сервисом и ТОиР (пример использования платформы Okdesk). Они не требуют дополнительных вложений и отвечают всем потребностям в части обслуживания и ремонта технических средств безопасности. Хорошо, если компания готова выделить бюджет на разработку собственного решения, но необходимо тщательно оценить необходимость таких вложений, поскольку зачастую они оказываются нецелесообразны.
Загружаем информацию об оборудовании
Следующим этапом необходимо зафиксировать все установленные на объекте группы систем, их элементы и основную информацию: тип оборудования, производитель, дата инсталляции и т.д. Также, можно загрузить к оборудованию связанные с ним бумажные документы, чтобы хранить всю информацию в одном месте, например, файл с проектной документацией.
Создаем цифровой двойник объекта
Опционально можно загрузить схему объекта и расположить на ней оборудование. Это поможет облегчить навигацию участникам процесса обслуживания — видно где конкретно, какое расположено оборудование.
Создаем регламентные заявки
Для каждого оборудования согласно составу регламентных ремонтно- профилактических работ создаем регламентные заявки и настраиваем по ним повторение, чтобы каждый квартал, полугодие или год заявка формировалась сама.
Загружаем технологические карты
Это чек-лист с перечнем действий, необходимых для обслуживания конкретного оборудования. При необходимости содержание технологической карты можно уточнить у производителя (вендора). Чек-лист прикрепляется к заявке на регламентные работы: инженер отмечает выполненные пункты, а в конце можно добавить фото-фиксацию результата. Это позволяет быстро подтвердить факт выполнения работ и в любой момент поднять всю историю обслуживания, если возникнут вопросы или сомнения.
Фиксируем нормативы SLA для обслуживающей организации
При желании в системе можно установить ограничения по времени реакции и решения заявок. Обслуживающая организация получит уведомления о приближающихся сроках. Это поможет исполнителю быть более дисциплинированным в отношении вашего объекта, а также позволит объекту собрать всю информацию по времени решения обращений.
Интеграция с системами мониторинга
Многие системы мониторинга интегрируются со сторонним ПО, что дает возможность получения уведомлений напрямую с оборудования. Цель такой интеграции — автоматическая фиксация событий типа «Неисправность» и «Срабабатывания СПС» напрямую с устройства.Это значимо сокращает время решения поломок, поскольку заявка оперативно попадает к исполнителю, нет необходимости ожидать пока кто-то обнаружит неисправность, а благодаря тому, что современные системы мониторинга могут передать возможную причину неисправности — сокращаются повторные выезды инженеров, которые заранее берут с собой необходимые ЗИПы.
Легитимизация электронного журнала эксплуатации СППЗ
Финально, необходимо перевести созданный журнал эксплуатации в правовое поле РФ. Рассказали, как это сделать, в этой статье. Как итог — полностью оцифрованный процесс ТОиР СППЗ на объекте. На схеме видно где и какое оборудование установлено. По каждому оборудованию собирается полная история с пошаговыми действиями, которые в отношении него совершались. Есть информация о том, кто, когда и как выполнял обслуживания и ремонты, а на основе собранной информации руководитель может собрать отчет, в котором увидит статистику по неисправностям, выработку по объекту в разрезе каждого инженера, соблюдение сроков SLA и т.д.
На первый взгляд, необходимость изменения в этом процессе или вложения каких-то дополнительных средств на такую трансформацию не очевидна. Начнем с того, что у бумажного журнала есть ряд существенных недостатков.
1. Потеря преемственности. При смене ответственного или обслуживающей организации история обслуживания часто обрывается и новый специалист получает журнал с неразборчивыми записями или неполными данными.
2. Низкая информативность. Бумажный журнал является по своей сути итогом выполненных работ. В нем фиксируются только базовые сведения: дата, вид обслуживания и подпись исполнителя. Сам процесс обслуживания отследить и зафиксировать на бумаге невозможно, факт записи не является гарантом выполненных работ и требует проверки.
3. Высокая бюрократическая нагрузка. При заполнении журнала необходимо вносить данные обо всех выполненных работах, связанных с эксплуатацией систем противопожарной защиты: ГОСТ Р 59638-2021 пункт 6.4.7: «…При каждом выполнении работ по ТО и ремонту в журнале указывается дата выполнения работ и перечень фактически выполненных работ…». Это требует постоянного внимания и времени со стороны инженеров и менеджеров, а также, подразумевает, что если инженер выполнил часть работ в один день, а часть в другой, то все эти действия с датами должны фиксироваться.
4. Риск порчи и физической утраты. Случаи потери журналов из-за ремонта, переезда или человеческого фактора встречаются регулярно. При этом организация обязана восстановить всю информацию и заплатить штраф. Срок эксплуатации противопожарных систем составляет не менее 10 лет, что делает процесс восстановления крайне трудоемким.
Что изменится при введении электронного журнала эксплуатации СППЗ?
Начнем с того, что мы подразумеваем под электронным журналом эксплуатации средств противопожарной защиты (СППЗ). Простой перевод всего, что делается на объекте в систему электронных документов, SQL-таблицы или базу данных с несвязанными между собой полями не принесет много пользы. Исключается риск физической утраты документа, однако в остальном это остается той же бумагой, но на экране. Ответственные за пожарную безопасность и инженеры при таком формате вручную заполняют поля, ставят подписи и отправляют файлы. Это не решает основные проблемы:
- информация вводится человеком и может быть искажена;
- данные не связаны между собой, нельзя сформировать отчеты и аналитику по объекту;
- руководство по-прежнему видит только итоговую запись, а не сам процесс обслуживания и ремонта.
Как оцифровать процесс ТОиР?
Выбираем подходящую систему для переезда
Каждая компания будет исходить из своих собственных запросов к электронному журналу эксплуатации СППЗ и наличия ресурсов. Наиболее подходящим решением являются платформы управления заявками, выездным сервисом и ТОиР (пример использования платформы Okdesk). Они не требуют дополнительных вложений и отвечают всем потребностям в части обслуживания и ремонта технических средств безопасности.
Хорошо, если компания готова выделить бюджет на разработку собственного решения, но необходимо тщательно оценить необходимость таких вложений, поскольку зачастую они оказываются нецелесообразны.
Загружаем информацию об оборудовании
Следующим этапом необходимо зафиксировать все установленные на объекте группы систем, их элементы и основную информацию: тип оборудования, производитель, дата инсталляции и т.д.
Также, можно загрузить к оборудованию связанные с ним бумажные документы, чтобы хранить всю информацию в одном месте, например, файл с проектной документацией.
Создаем цифровой двойник объекта
Опционально можно загрузить схему объекта и расположить на ней оборудование. Это поможет облегчить навигацию участникам процесса обслуживания — видно где конкретно, какое расположено оборудование.
Создаем регламентные заявки
Для каждого оборудования согласно составу регламентных ремонтно- профилактических работ создаем регламентные заявки и настраиваем по ним повторение, чтобы каждый квартал, полугодие или год заявка формировалась сама.
Загружаем технологические карты
Это чек-лист с перечнем действий, необходимых для обслуживания конкретного оборудования. При необходимости содержание технологической карты можно уточнить у производителя (вендора). Чек-лист прикрепляется к заявке на регламентные работы: инженер отмечает выполненные пункты, а в конце можно добавить фото-фиксацию результата. Это позволяет быстро подтвердить факт выполнения работ и в любой момент поднять всю историю обслуживания, если возникнут вопросы или сомнения.
Фиксируем нормативы SLA для обслуживающей организации
При желании в системе можно установить ограничения по времени реакции и решения заявок. Обслуживающая организация получит уведомления о приближающихся сроках. Это поможет исполнителю быть более дисциплинированным в отношении вашего объекта, а также позволит объекту собрать всю информацию по времени решения обращений.
Интеграция с системами мониторинга
Многие системы мониторинга интегрируются со сторонним ПО, что дает возможность получения уведомлений напрямую с оборудования. Цель такой интеграции — автоматическая фиксация событий типа «Неисправность» и «Срабабатывания СПС» напрямую с устройства.
Это значимо сокращает время решения поломок, поскольку заявка оперативно попадает к исполнителю, нет необходимости ожидать пока кто-то обнаружит неисправность, а благодаря тому, что современные системы мониторинга могут передать возможную причину неисправности — сокращаются повторные выезды инженеров, которые заранее берут с собой необходимые ЗИПы.
Легитимизация электронного журнала эксплуатации СППЗ
Финально, необходимо перевести созданный журнал эксплуатации в правовое поле РФ. Рассказали, как это сделать, в этой статье.
Как итог — полностью оцифрованный процесс ТОиР СППЗ на объекте. На схеме видно где и какое оборудование установлено. По каждому оборудованию собирается полная история с пошаговыми действиями, которые в отношении него совершались.
Есть информация о том, кто, когда и как выполнял обслуживания и ремонты, а на основе собранной информации руководитель может собрать отчет, в котором увидит статистику по неисправностям, выработку по объекту в разрезе каждого инженера, соблюдение сроков SLA и т.д.
