Мы рассмотрели вопрос целесообразности ведения электронного журнала эксплуатации СППЗ, а также пример ведения электронного журнала СППЗ на базе Okdesk. В этой статье рассмотрим перечень необходимых действий для перевода цифрового журнала в правовое поле РФ. Для начала разберемся, нужно ли дублировать журнал эксплуатации СППЗ в бумажном виде, «на всякий случай».На сегодняшний день, с точки зрения закона, если процесс технического обслуживания и ремонтов средств безопасности полностью оцифрован и все, что нужно фиксировать на бумаге уже ведется в электронном виде, то параллельное ведение бумажного журнала СППЗ становится излишней бюрократической нагрузкой, которая не является необходимой. (Правила Противопожарного режима в РФ, утверждённые Постановлением Правительства РФ от 16.09.2020 № 1479 п. 17.1).
Юридическое обоснование
В вопросах эксплуатации систем противопожарной защиты существуют различные нормативные акты, регулирующие порядок ведения документации, основным из них является «Правила противопожарного режима РФ (ПП РФ № 1479)». Пункт 17.1: «Руководитель организации обеспечивает ведение и внесение информации в журнал эксплуатации систем противопожарной защиты. Допускается ведение журнала эксплуатации систем противопожарной защиты в электронном виде. Форма ведения журнала эксплуатации систем противопожарной защиты определяется руководителем объекта защиты».Такое же разрешение предоставляется через нижестоящие нормативные документы. ГОСТ Р 59638-2021, раздел 6.4.7 прямо разрешает ведение журнала эксплуатации в электронном виде, если все записи заверяются электронной подписью. При этом указывается, что вид подписи определяется договором между сторонами. Правовую основу для определение подписей между сторонами задаёт Федеральный закон № 63 «Об электронной подписи». Он устанавливает, что простая электронная подпись может использоваться для подписания электронных документов, если порядок её применения закреплен внутренним актом организации или соглашением сторон. То есть, если руководитель издает приказ, в котором утверждает, что действия пользователей в системе, например, перевод заявки в статус «выполнено» приравниваются к подписи исполнителя, — то такие записи приобретают юридическую силу, равную бумажному документу с живой подписью.В результате организация может полностью отказаться от бумажного журнала: электронный журнал эксплуатации СППЗ, подписанный цифровыми подписями, является законным и достоверным.
Руководство к переводу электронного журнала эксплуатации в правовое поле РФ
Шаг 1. Издать приказ о введении электронного журнала эксплуатации СППЗШаг 2. Заключить дополнительное соглашение с обслуживающей организациейШаг 3. Утвердить локальными актами перечень лиц, допущенных к записямШаг 4. Провести обучение допущенных лицШаг 5. Утвердить итоговые формы журналовШаг 6. Уведомить представителей надзорных органовШаг 7. Оформить акт перехода на электронную форму журнала и протокол «контролируемых событий»
Мы рассмотрели вопрос целесообразности ведения электронного журнала эксплуатации СППЗ, а также пример ведения электронного журнала СППЗ на базе Okdesk. В этой статье рассмотрим перечень необходимых действий для перевода цифрового журнала в правовое поле РФ.
Для начала разберемся, нужно ли дублировать журнал эксплуатации СППЗ в бумажном виде, «на всякий случай».
На сегодняшний день, с точки зрения закона, если процесс технического обслуживания и ремонтов средств безопасности полностью оцифрован и все, что нужно фиксировать на бумаге уже ведется в электронном виде, то параллельное ведение бумажного журнала СППЗ становится излишней бюрократической нагрузкой, которая не является необходимой. (Правила Противопожарного режима в РФ, утверждённые Постановлением Правительства РФ от 16.09.2020 № 1479 п. 17.1).
Юридическое обоснование
В вопросах эксплуатации систем противопожарной защиты существуют различные нормативные акты, регулирующие порядок ведения документации, основным из них является «Правила противопожарного режима РФ (ПП РФ № 1479)». Пункт 17.1: «Руководитель организации обеспечивает ведение и внесение информации в журнал эксплуатации систем противопожарной защиты. Допускается ведение журнала эксплуатации систем противопожарной защиты в электронном виде. Форма ведения журнала эксплуатации систем противопожарной защиты определяется руководителем объекта защиты».
Такое же разрешение предоставляется через нижестоящие нормативные документы. ГОСТ Р 59638-2021, раздел 6.4.7 прямо разрешает ведение журнала эксплуатации в электронном виде, если все записи заверяются электронной подписью. При этом указывается, что вид подписи определяется договором между сторонами.
Правовую основу для определение подписей между сторонами задаёт Федеральный закон № 63 «Об электронной подписи». Он устанавливает, что простая электронная подпись может использоваться для подписания электронных документов, если порядок её применения закреплен внутренним актом организации или соглашением сторон.
То есть, если руководитель издает приказ, в котором утверждает, что действия пользователей в системе, например, перевод заявки в статус «выполнено» приравниваются к подписи исполнителя, — то такие записи приобретают юридическую силу, равную бумажному документу с живой подписью.
В результате организация может полностью отказаться от бумажного журнала: электронный журнал эксплуатации СППЗ, подписанный цифровыми подписями, является законным и достоверным.
Руководство к переводу электронного журнала эксплуатации в правовое поле РФ
Шаг 1. Издать приказ о введении электронного журнала эксплуатации СППЗ
Шаг 2. Заключить дополнительное соглашение с обслуживающей организацией
Шаг 3. Утвердить локальными актами перечень лиц, допущенных к записям
Шаг 4. Провести обучение допущенных лиц
Шаг 5. Утвердить итоговые формы журналов
Шаг 6. Уведомить представителей надзорных органов
Шаг 7. Оформить акт перехода на электронную форму журнала и протокол «контролируемых событий»
