Прибыльность сервисного контракта видна только тогда, когда для каждого договора отдельно считают его экономику и строят денежный календарь. Выручка показывает доход от выполненных работ по договору. Она сама по себе не показывает, сколько компания зарабатывает и сколько денег ей придётся вложить до получения оплаты.Для проверки собственнику нужна карточка договора с полным составом затрат, прогноз, который обновляется по мере работ, и график поступлений и выплат. По этим данным принимают решения о границах обслуживания, цене, допработах, загрузке команды и продлении.
Карточка договора
В карточку собирают выручку по договору без НДС и все затраты, которые договор вызывает. Это время инженеров на плановые и повторные работы, диспетчеризация и координация, транспорт и логистика, материалы и запчасти, работы субподрядчиков, доля общих расходов компании и прогноз гарантийных затрат.Общие расходы — бухгалтерия, офис, руководство — распределяют между договорами по одному правилу для всех, например пропорционально часам инженеров. Правило выбирает сама компания и не меняет его от договора к договору, иначе результаты договоров нельзя сравнивать.Прогноз гарантийных затрат — оценка будущих расходов на устранение недостатков после завершения работ. Это резерв. Фактические гарантийные затраты заменяют соответствующую часть оценки, а не прибавляются к ней повторно.Итог карточки назовём расчётным результатом договора: выручка без НДС минус прогноз полной себестоимости договора, включая распределённые расходы и гарантийный резерв. Налог на прибыль, проценты и не отнесённые на договор расходы в него не входят. Поэтому расчётный результат отличается от чистой прибыли компании. Он нужен, чтобы сравнивать договоры между собой.
Повторный выезд и экономика договора
Повторные выезды могут снижать результат договора. Инженер тратит время на дорогу и работу, компания оплачивает транспорт, иногда заменяет запчасть повторно. Если выезд не оплачивается клиентом отдельно, все эти затраты снижают результат договора.Учитывать их нужно без двойного счёта. Время инженера на повторный выезд попадает в строку труда по стоимости его часа, включая зарплату с налогами. В строку транспорта попадают топливо, аренда машины и такси. Амортизацию учитывают в себестоимости отдельно; денежной выплатой она не является. Зарплату водителя-инженера туда второй раз не включают. Материалы для повторной работы — в строку материалов, работы субподрядчика — в субподряд.Дополнительные работы, которые клиент запросил сверх договора, учитывают так же. Если они оформлены и оплачиваются отдельно, растёт и выручка, и затраты. Если их выполнили без оформления, растут только затраты.
Условный пример
Ниже — условная модель, не кейс конкретной компании. Выручка договора за этап — 600 000 рублей без НДС. НДС, налог на прибыль, проценты и прочие неописанные статьи в модель не входят. Процент результата — показатель этой модели. Отраслевой нормой он не является.
Статья, руб. План Обновлённый прогноз
Труд инженеров, включая повторные работы 180 000 220 000
Диспетчеризация и координация 20 000 30 000
Транспорт и логистика без зарплаты 30 000 40 000
Материалы и запчасти 70 000 80 000
Субподряд 40 000 50 000
Распределённые расходы компании 50 000 60 000
Итого затраты без гарантийного резерва 390 000 480 000
Прогноз гарантийных затрат 10 000 20 000
Прогноз полной себестоимости 400 000 500 000
Расчётный результат договора 200 000 100 000
Результат в процентах выручки 33,3% 16,7%
План составили до начала работ. Через месяц выяснилось, что часть оборудования требует повторных выездов, клиент дважды просил работы сверх договора без допсоглашения, а координация заняла больше времени. Обновлённый прогноз показывает: затраты выросли на 100 000 рублей, и расчётный результат договора снизился вдвое.Управленческое решение принимают по обновлённому прогнозу. В этом примере собственник видит две причины: повторные выезды и неоформленные допработы. Для первой проверяют причины повторов и границы обслуживания. Вторая — правилом, по которому работы сверх договора выполняются только после согласования стоимости.
Денежный календарь
Расчётный результат показывает, сколько договор заработает. Денежный календарь показывает, когда деньги придут и уйдут. Это разные вопросы, и ответы на них расходятся во времени.Продолжим условный пример. Клиент платит аванс 180 000 рублей в день начала работ. До окончательной оплаты на 45-й день компания выплачивает по обновлённому прогнозу 480 000 рублей: зарплату, транспорт, материалы, субподряд, свою долю общих расходов. График условный: все 480 000 рублей базовых затрат здесь оплачены до дня 45. Амортизации и других неденежных затрат нет. В реальном календаре отдельно учитывают НДС, налоги и платежи по финансированию.
Период Поступления, руб. Выплаты, руб. Остаток по договору, руб.
День 0, аванс 180 000 0 180 000
Неделя 1 0 140 000 40 000
Неделя 2 0 120 000 -80 000
Неделя 3 0 160 000 −240 000
Неделя 4 0 60 000 −300 000
День 45, окончательная оплата 420 000 0 120 000
Будущий период, гарантийные работы 0 20 000 100 000
Если других поступлений нет, перед окончательной оплатой договору нужно 300 000 рублей оборотных средств. После оплаты остаток по договору составляет 120 000 рублей. Он больше расчётного результата, потому что прогнозные гарантийные затраты 20 000 рублей ещё не выплачены. Если гарантийные работы потребуют ровно 20 000 рублей, итоговый остаток составит 100 000 рублей. При других затратах прогноз нужно обновить.Отсюда практический вывод. Даже прибыльный договор требует денег до оплаты. Компания с несколькими такими договорами одновременно должна видеть суммарный календарь и заранее знать, хватит ли ей оборотных средств, если один из клиентов задержит оплату.
Пять решений собственника
Границы обслуживания. В договоре стоит описать, что входит в абонентское обслуживание, сколько выездов включено и при каких условиях повторный выезд оплачивается отдельно, например если причина — нарушение клиентом правил эксплуатации.ВЦена. Если обновлённый прогноз показывает снижение результата, цену пересматривают при продлении или по условиям индексации, если они есть в договоре.Условия допработ. Работы сверх договора выполняются после согласования объёма и стоимости. Исключения, например аварийные работы, описывают заранее вместе с порядком их последующего оформления.Загрузка команды. Повторные выезды занимают время, которое могло пойти на другие договоры. Разбор причин повторов по каждому инженеру и объекту помогает снизить их число.Условия продления. Решение о продлении принимают по фактическому результату и денежному календарю договора за прошедший период. Если договор требует много оборотных средств, при продлении стоит обсудить размер аванса и сроки оплаты.
Как внедрить
Начать можно с трёх-пяти крупнейших договоров. Для каждого заполнить карточку, сравнить план с фактом за последний период и построить денежный календарь на ближайшие два месяца. Обновлять прогноз удобно раз в неделю, на основании учёта часов, выездов и закупок по каждому договору.
Okdesk: держите под контролем затраты на сервис
Чтобы оценивать прибыльность договоров, важно не только вести финансовый учёт, но и понимать, сколько ресурсов компания тратит на обслуживание каждого клиента и объекта.Okdesk — платформа для управления заявками, выездным сервисом и ТОиР. В ней можно организовать работу с заявками, контролировать выполнение задач и учитывать трудозатраты специалистов.Когда информация о работах и загрузке инженеров не теряется в чатах и разрозненных таблицах, руководителю проще оценивать фактические затраты, находить причины повторных выездов и сопоставлять плановые показатели с реальной работой команды.
Прибыльность сервисного контракта видна только тогда, когда для каждого договора отдельно считают его экономику и строят денежный календарь. Выручка показывает доход от выполненных работ по договору. Она сама по себе не показывает, сколько компания зарабатывает и сколько денег ей придётся вложить до получения оплаты.
Для проверки собственнику нужна карточка договора с полным составом затрат, прогноз, который обновляется по мере работ, и график поступлений и выплат. По этим данным принимают решения о границах обслуживания, цене, допработах, загрузке команды и продлении.
Карточка договора
В карточку собирают выручку по договору без НДС и все затраты, которые договор вызывает. Это время инженеров на плановые и повторные работы, диспетчеризация и координация, транспорт и логистика, материалы и запчасти, работы субподрядчиков, доля общих расходов компании и прогноз гарантийных затрат.
Общие расходы — бухгалтерия, офис, руководство — распределяют между договорами по одному правилу для всех, например пропорционально часам инженеров. Правило выбирает сама компания и не меняет его от договора к договору, иначе результаты договоров нельзя сравнивать.
Прогноз гарантийных затрат — оценка будущих расходов на устранение недостатков после завершения работ. Это резерв. Фактические гарантийные затраты заменяют соответствующую часть оценки, а не прибавляются к ней повторно.
Итог карточки назовём расчётным результатом договора: выручка без НДС минус прогноз полной себестоимости договора, включая распределённые расходы и гарантийный резерв. Налог на прибыль, проценты и не отнесённые на договор расходы в него не входят. Поэтому расчётный результат отличается от чистой прибыли компании. Он нужен, чтобы сравнивать договоры между собой.
Повторный выезд и экономика договора
Повторные выезды могут снижать результат договора. Инженер тратит время на дорогу и работу, компания оплачивает транспорт, иногда заменяет запчасть повторно. Если выезд не оплачивается клиентом отдельно, все эти затраты снижают результат договора.
Учитывать их нужно без двойного счёта. Время инженера на повторный выезд попадает в строку труда по стоимости его часа, включая зарплату с налогами. В строку транспорта попадают топливо, аренда машины и такси. Амортизацию учитывают в себестоимости отдельно; денежной выплатой она не является. Зарплату водителя-инженера туда второй раз не включают. Материалы для повторной работы — в строку материалов, работы субподрядчика — в субподряд.
Дополнительные работы, которые клиент запросил сверх договора, учитывают так же. Если они оформлены и оплачиваются отдельно, растёт и выручка, и затраты. Если их выполнили без оформления, растут только затраты.
Условный пример
Ниже — условная модель, не кейс конкретной компании. Выручка договора за этап — 600 000 рублей без НДС. НДС, налог на прибыль, проценты и прочие неописанные статьи в модель не входят. Процент результата — показатель этой модели. Отраслевой нормой он не является.
Статья, руб. |
План |
Обновлённый прогноз |
Труд инженеров, включая повторные работы |
180 000 |
220 000 |
Диспетчеризация и координация |
20 000 |
30 000 |
Транспорт и логистика без зарплаты |
30 000 |
40 000 |
Материалы и запчасти |
70 000 |
80 000 |
Субподряд |
40 000 |
50 000 |
Распределённые расходы компании |
50 000 |
60 000 |
Итого затраты без гарантийного резерва |
390 000 |
480 000 |
Прогноз гарантийных затрат |
10 000 |
20 000 |
Прогноз полной себестоимости |
400 000 |
500 000 |
Расчётный результат договора |
200 000 |
100 000 |
Результат в процентах выручки |
33,3% |
16,7% |
План составили до начала работ. Через месяц выяснилось, что часть оборудования требует повторных выездов, клиент дважды просил работы сверх договора без допсоглашения, а координация заняла больше времени. Обновлённый прогноз показывает: затраты выросли на 100 000 рублей, и расчётный результат договора снизился вдвое.
Управленческое решение принимают по обновлённому прогнозу. В этом примере собственник видит две причины: повторные выезды и неоформленные допработы. Для первой проверяют причины повторов и границы обслуживания. Вторая — правилом, по которому работы сверх договора выполняются только после согласования стоимости.
Денежный календарь
Расчётный результат показывает, сколько договор заработает. Денежный календарь показывает, когда деньги придут и уйдут. Это разные вопросы, и ответы на них расходятся во времени.
Продолжим условный пример. Клиент платит аванс 180 000 рублей в день начала работ. До окончательной оплаты на 45-й день компания выплачивает по обновлённому прогнозу 480 000 рублей: зарплату, транспорт, материалы, субподряд, свою долю общих расходов. График условный: все 480 000 рублей базовых затрат здесь оплачены до дня 45. Амортизации и других неденежных затрат нет. В реальном календаре отдельно учитывают НДС, налоги и платежи по финансированию.
Период |
Поступления, руб. |
Выплаты, руб. |
Остаток по договору, руб. |
День 0, аванс |
180 000 |
0 |
180 000 |
Неделя 1 |
0 |
140 000 |
40 000 |
Неделя 2 |
0 |
120 000 |
-80 000 |
Неделя 3 |
0 |
160 000 |
−240 000 |
Неделя 4 |
0 |
60 000 |
−300 000 |
День 45, окончательная оплата |
420 000 |
0 |
120 000 |
Будущий период, гарантийные работы |
0 |
20 000 |
100 000 |
Если других поступлений нет, перед окончательной оплатой договору нужно 300 000 рублей оборотных средств. После оплаты остаток по договору составляет 120 000 рублей. Он больше расчётного результата, потому что прогнозные гарантийные затраты 20 000 рублей ещё не выплачены. Если гарантийные работы потребуют ровно 20 000 рублей, итоговый остаток составит 100 000 рублей. При других затратах прогноз нужно обновить.
Отсюда практический вывод. Даже прибыльный договор требует денег до оплаты. Компания с несколькими такими договорами одновременно должна видеть суммарный календарь и заранее знать, хватит ли ей оборотных средств, если один из клиентов задержит оплату.
Скачать редактируемую расчётную таблицу и денежный календарь можно по ссылке →
Пять решений собственника
- Границы обслуживания. В договоре стоит описать, что входит в абонентское обслуживание, сколько выездов включено и при каких условиях повторный выезд оплачивается отдельно, например если причина — нарушение клиентом правил эксплуатации.
- ВЦена. Если обновлённый прогноз показывает снижение результата, цену пересматривают при продлении или по условиям индексации, если они есть в договоре.
- Условия допработ. Работы сверх договора выполняются после согласования объёма и стоимости. Исключения, например аварийные работы, описывают заранее вместе с порядком их последующего оформления.
- Загрузка команды. Повторные выезды занимают время, которое могло пойти на другие договоры. Разбор причин повторов по каждому инженеру и объекту помогает снизить их число.
- Условия продления. Решение о продлении принимают по фактическому результату и денежному календарю договора за прошедший период. Если договор требует много оборотных средств, при продлении стоит обсудить размер аванса и сроки оплаты.
Как внедрить
Начать можно с трёх-пяти крупнейших договоров. Для каждого заполнить карточку, сравнить план с фактом за последний период и построить денежный календарь на ближайшие два месяца. Обновлять прогноз удобно раз в неделю, на основании учёта часов, выездов и закупок по каждому договору.
Okdesk: держите под контролем затраты на сервис
Чтобы оценивать прибыльность договоров, важно не только вести финансовый учёт, но и понимать, сколько ресурсов компания тратит на обслуживание каждого клиента и объекта.
Okdesk — платформа для управления заявками, выездным сервисом и ТОиР. В ней можно организовать работу с заявками, контролировать выполнение задач и учитывать трудозатраты специалистов.
Когда информация о работах и загрузке инженеров не теряется в чатах и разрозненных таблицах, руководителю проще оценивать фактические затраты, находить причины повторных выездов и сопоставлять плановые показатели с реальной работой команды.
